Excelでの予算管理に限界、アバントの提案やサポートを受けながら 「Workday Adaptive Planning」をベースに業務に合った予実管理を実現

野村不動産は、「住まい」「オフィス」「商業施設・ホテル」「物流施設」「企業向け不動産サービス」といった幅広いフィールドで事業を展開する総合不動産会社である。中でも主軸となっているビジネスの一つが住宅事業で、グループ力を活かし、用地取得から販売・管理までを行う「製・販・管」一貫体制を強みに、マンションや戸建住宅、再開発といった開発・分譲事業を推進。同社を代表するマンションブランドである「PROUD」をはじめ、郊外型マンションの「OHANA」、一戸建ての「PROUD SEASON」など、多彩な住まいを提供している。

そうした野村不動産の住宅事業本部において課題として浮上していたのが、これまでExcelで行われていた、予実管理の効率化だった。住宅事業本部 業務部 業務二課長 竹中 洋介氏は、「分譲マンションでは、土地の仕入れから着工、販売、契約、竣工、引き渡しまでの長期間にわたって予実管理を行う必要があります。加えて、マンション1棟あたり100戸あれば1住戸ごとに販売価格や契約情報、1棟全体での工事費や販管費など、多岐にわたる項目を管理しなければなりません。しかし、供給戸数の増加とともに、Excelを用いた予実管理が限界に達し、さまざまな問題が生じていたのです」と振り返る。

その1つが、決算や年に数回行われる予算の見直し、および月次や週次の定例報告に必要な予実レポートを作成するための集計に手がかかりはじめたことだ。従来、マスターとなるExcelシートと管理項目を入力した複数のシートをリンク機能で連動させて集計を行っていた。しかし、物件数や管理項目が増えたことでリンクも複雑化、集計に要する時間が増加していたという。また、1つのExcelファイルを複数の担当者で利用していたため、待ち時間の発生や入力内容が反映されていないといった問題が発生していたほか、上書き保存を行うことで、ファイル破損が生じたこともあったという。
「月次や週次の報告では、前月、前週から各項目の数値にどのような変動が生じたのか比較が必要なため、Excelファイルは更新されるたびに別名で保存されており、その履歴管理も煩雑化していました」と竹中氏は続ける。

このほかにも、計画の策定上の根拠をそれぞれの担当者が個別にExcelの数式に反映させる必要があり、より均質的な計画策定と、そのために必要な情報を容易に収集できる仕組みが求められていた。

野村不動産の要望を実現していくため、アバントはWorkday Adaptive Planningの機能をベースに提案を重ねていった。
プロジェクトに参加したアバントのコンサルタントは、「野村不動産様のご要望に可能なかぎり応えられるよう、綿密な打ち合わせを重ねながらサンプル画面の作成と修正を続けました。これまでのWorkday Adaptive Planningの導入プロジェクトで培ってきた知見やノウハウを結集し、同ソリューションの基本機能を活かしながらも『応用編』といっても過言ではない仕組みを実現しました。最終的に野村不動産様が求める要件を満たすことができたと自負しています」と語る。
また、「野村不動産様から寄せられるご要望をしっかりと把握し、的確にシステムに実装していくためには、不動産業界独自の考え方や業界用語についても正しく理解しなければなりません。そのためにも、コンサルタントとして知識の習得や自己学習に努めました」と話す。

こうしたアバントの対応について、竹中氏は次のように評価する。
「構築した予実管理システムは、Workday Adaptive Planningが本来得意とする領域ですべてをカバーできるものではなかったと思います。しかし、アバントは当社の要望を最大限に汲み取ってくれて、懸念事項についても明確に伝えてくれるなど、常に現実に沿った提案をしてくれました。アバントの親身なサポートにより、望んでいたシステムをともに構築できたと考えています」（竹中氏）

Workday Adaptive Planningを活用した予実管理システムは2018年の秋より本番稼働を開始し、さまざまな効果をもたらしている。

竹中氏は、「課題として掲げていた履歴に基づく管理や集計が簡単に行えるようになり、月次や週次の定例報告や決算、予算の見直しにおける予実レポート作成に要していた集計時間も７割ほど削減することができました。その結果、より精緻な予実分析を行ったり、経営部門からの『過去のある時点の実績を比較した資料が欲しい』などのスポットでの依頼にも応えたりできる余力が生まれています」と、導入効果を語る。また、前回変更した箇所との差分の確認も容易になったため、数値に対する認識の齟齬が解消されたほか、予実管理業務の精度も向上しているという。
「また、予実管理が正確でスムーズに行われ、常に正しい数値や情報を入手できるようになったことで、実情に沿った計画の策定も実現できるようになりました」（竹中氏）

Workday Adaptive Planningの操作画面も分かりやすいため、担当者のスキルに左右されないスムーズな運用が行われており、異動してきたばかりのスタッフもすぐに業務に従事できるようになっている。このほかにも竹中氏は、ノンプログラムで画面変更などの対応が行えるため、簡単なシートの追加や項目追加などの改修であればベンダーに依頼することなく、自社で運用を完結できる点も評価ポイントとして掲げている。

アバントの手厚いサポートのもと、Workday Adaptive Planningを導入し、これまで抱えていた数々の課題を一挙に解消した野村不動産。最後に竹中氏は、「Workday Adaptive Planningの運用開始後、特に大きなトラブルもなく安定稼働を続けており、とても満足しています。今後もアバントには、さらなる業務改善につながるソリューションの提案を期待しています」と語った。