2014.10.09

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DivaSystem LCA

株式会社学研ホールディングス

経理部が導入していたDivaSystemを基盤としてグループ全体の予実管理に活用。月次事業計画に利用するデータ収集、集計業務が2営業日短縮。

学研ホールディングスは、教室・塾、出版、高齢者福祉・子育て支援、園・学校などさまざまな業種、業態のグループ会社30社以上で構成されている。

2009年10月1日に持株会社制に移行し、グループ全体で長期的な視点に立った予実管理の強化を図ることになった。そこでデータの収集と集計、報告書の作成など一連の業務を効率化すべく、DivaSystem FEMを導入。期待どおりの成果を挙げ、今後に続く業務基盤を確立している。

  • 導入前の課題

    • データの収集と集計に時間がかかり、分析に必要な各社とのヒアリングに十分な時間を割けなかった。

    • グループ全体の予実管理に必要な各社のデータをメール添付で収集しており、誤配信やパスワードの都度設定が煩雑になっていた。

    • 収集したデータの集計を手作業で行っていたため、ミスが起こりやすく、精度も十分保てていなかった。

  • 導入効果

    • データ収集、集計業務を1~2営業日短縮でき、各社とのヒアリング時間を確保できるようになった。

    • DivaSystem FEMの導入でオンラインによるデータ収集が可能となり、また誤配信の恐れもなくなったため、グループ各社、本社とも業務効率が向上した。

    • 集計処理が自動化され、精度の向上と負担の大幅な削減を両立でき、レポート作成の時間にも余裕が生まれるようになった。

【導入の経緯】グループ全体の予実管理を強化したい
しかしデータの収集と集計の負担が大きな課題連結子会社の増加に対応するにはシステム化が不可欠

学研ホールディングスでは、持株会社制への移行に伴い、30社以上あるグループ会社全体の予実管理をよりいっそう強化する方針が打ち出された。主導的な役割を担う財務戦略室は、数年にわたる取り組みを続ける中で、各社からのデータ収集と集計、報告書作成の各プロセスにおける課題が浮き彫りになってきたという。当時、財務戦略室で一連の業務に携わっていた担当者は次のように話す。

「各社からのデータ(Excelファイル)はメール添付で収集していたため、宛先の誤送信や、パスワードを都度設定する手間などが問題になっていました。また、収集したデータの集計は手作業だったため、ミスが起こりやすく、精度も十分ではなかったのです。中長期的な視点で予実管理することが本来の目的でしたが、実際にはデータの集計に追われていました。当社の特徴としてグループ間の取引が非常に多く、内部取引を消去して外部に対する売上でグループ全体の業績推移を見ていく必要があったため、データの集計を手作業で行うには負担が大きすぎたと言えます。2009年から4年ほど業務に携わってきて、こうした課題が明確になりました。」

【選定・導入】FEMの提案を受けスピード対応
導入済みだったDivaSystemを活かしたシステム化を推進

同社は、経理部がすでに連結決算システムとしてDivaSystemを導入しており、グループ各社も同じ基盤上で処理を行っていた。DIVAとも継続的にコンタクトがあり、システム運用の効率化や業務改善に関する提案を都度受けていたという。今回、財務戦略室が抱えている課題について提案を求めたところ、Excelファイルのオンライン収集と自動集計が可能なDivaSystem FEM(以下FEM)の導入を勧められた。

「課題が明確だったので、DIVAの提案も的確でした。こちらとしてはデータ収集と集計の時間短縮と精度向上、および各社とのヒアリング時間を確保することで分析レポートの質を向上させることが一番の要望でした。こういうことはできないだろうか?という問いかけに対するDIVAの回答がFEMであり、すぐに導入を検討しました。自動集計のデモを見たときは、素直に感動しましたね。」

導入にはグループ各社の理解と協力が不可欠であり、各社へ直接赴いてFEMのデモを見せている。データのアップロードをはじめ一連のプロセスが効率化、簡便化できることを、担当者もすぐに理解できたという。本社側の迅速な決断と各社へのアプローチによって、検討開始から導入決定まで1 ヵ月、稼働開始まで3 ヵ月というスピード対応を実現した。これは、DivaSystemを導入済みであったことに加えて、FEMの運用で既存のExcelフォーマットを活用できることが大きく影響している。

「従来使用していたフォーマットをそのまま使えるのは非常にありがたかったです。ここでフォーマットを変更する必要があります、と言われた場合、各社に徹底することが大変で、導入の敷居が一段と上がっていたでしょう。グループ会社の中にはM&Aで傘下に入ったところもありましたが、それらの会社もDivaSystemを使っていて、共通の基盤がすでに確立されていたことも功を奏したと言えるでしょう。

四半期決算時のみならず、月次ベースにおいても活用し、グループ間の相互のパイプを太くできればという思いもありました。Excelのフォーマットは変更ないですが、やり取りの仕組みは変わるため、業務フローを周知徹底していくのに一番苦労したと思います。FEMの使い方について、簡単なマニュアル(手順書)を作成したりもしましたね。しかし、ここでしっかり対応したことで、担当者同士のコミュニケーションも増え、仕事が円滑に進むようになりました。」

【導入効果~今後の展開】データ収集と集計の負担を大幅削減
分析時間の確保によりレポートの精度、質の向上を実現

FEMの導入により、各社からのデータ収集と集計作業の自動化は期待どおりに実現された。業務負担は大きく削減され、実質1~2営業日相当の期間を短縮。分析作業に必要な各社とのコミュニケーション(ヒアリング)にも時間を割けるようになり、報告レポートの質も向上している。

「以前はレポートの作成が提出期限ぎりぎりまでかかっており、部門長(執行役員)が経営陣からの質疑に直接対応していました。今は財務戦略室員が報告しています。レポートの体裁も、テキストと数字(表)ベースのサマリから、PowerPointを使ったビジュアルに訴えるわかりやすいものに大きく改善されました。FEMのおかげで集計時間が大幅に短縮され、経営陣が求めるレポートの提出および報告ができるようになったのは間違いありません。財務戦略室では事業計画も作成していて、月別かつ勘定科目別でグループ全体の集計を行っています。一番手間がかかる業務なのですが、ここでもFEMによる集計の自動化は大きな効果を発揮しています。」

検討開始から1年に満たない短期間で、目に見える確実な成果を挙げられたことは経営陣からも評価されている。レポートの体裁も改善を経て洗練されるようになり、作成するドキュメントの品質にも意識が向けられるようになったのもFEM導入の成果の1つと同社では捉えている。今後は、DivaSystemを基盤として、FEMを用いた自動集計を活用する部署や業務は増えていくことが見込まれている。

「経理部では、有価証券報告書を作成する際の基礎データ収集に使い始めており、人事部からは人事データを定期的に収集するツールとして利用できないかと要望が出ています。財務戦略室では、業務報告とセットで提出している内部統制に関わる資料の管理も検討中です。当社はグループ会社によって業種業態が幅広く、経営に関わる指標も売上や損益だけでなく、例えば塾の生徒数のようにさまざまなものがあります。経営陣は売上高に着目しているけれども、現場では生徒数で考えている、といったこともあるわけです。さまざまな指標に結びつくデータを直接収集し傾向を把握するのに、FEMは非常に適していると思います。」

最後に、財務戦略室の担当者はDIVAへの期待と要望を次のように話す。

「システムの設定、運用方法など当社の業務全体を俯瞰した形で対応いただけるとうれしいですね。DivaSystemを使うことでいっそう業務を簡略化できるとか、これまで踏み込めていない業務領域への活用といった提案をお願いしたいです。我々自身では気づかない、より広範なDIVAならではの視点でアドバイスしてもらえたらと思っています。」

※取材年月 2014年10月
※文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。
※本記事は当社商号が「株式会社ディーバ」当時に作成されたものです。

会社名:株式会社学研ホールディングス
設立:昭和22年3月31日
本社所在地:東京都品川区西五反田二丁目11番8号
事業内容:教室・塾事業、出版事業、高齢者福祉・子育て支援事業、園・学校事業 ほか
従業員:単独 56名/連結 3,035名(2014年9月30日現在)
グループ会社数:37社(2014年9月30日現在)
URL:https://ghd.gakken.co.jp/


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