2015.02.09

連結会計

開示・連結決算

DivaSystem LCA

ロート製薬株式会社

収集パッケージのオンライン化と 非会計項目を含む各種データの一元管理で 連結決算業務全体のクオリティ向上を実現

日常のライフスタイルから先進のライフサイエンスまで、関連する分野を統合したヘルス&ビューティ―ケア企業へと進化を続けているロート製薬は、連結対象のグループ会社を34社有している(2015年3月現在)。

グループの規模拡大に伴う連結決算業務の負荷増大という課題に直面した同社は、データ収集をオンライン化できるDivaSystem EIGSと、非会計項目を含むデータの一元管理を容易にするDivaSystem LCAPlusの導入により、期待以上の成果を挙げ、業務効率化を果たしている。

  • 導入前の課題

    • 連結子会社の増加に伴い、収集パッケージのオフライン収集、手作業による確認、集計、登録という業務スタイルが限界を迎えつつあった。

    • 子会社の勘定科目の組み替え課程を本社で把握できず、監査にも支障があった。

  • 導入効果

    • 収集パッケージをオンラインで収集、登録可能とし、収集業務の負担を削減することができた。

    • 残高試算表(T/B)変換シートの構築により、子会社の勘定科目の組み替え内容を本社側で把握し、監査時にも必要なデータを提示できるようになった。

    • 非会計データもDivaSystemのデータベースに一元化することで、レポート作成に必要なデータをスムーズに組み合わせることが容易になり、資料作成の効率化が図られた。

【導入の経緯】本社の人員規模を抑えつつ
連結子会社の増加に対応するにはシステム化が不可欠

ロート製薬では、グループ各社が作成した連結パッケージ(Excel ファイル)をメールで個別に収集し、本社で確認・集計するというプロセスで連結決算業務を行ってきた。連結対象の子会社が増えるにつれて1社に対してかける時間が限られ、Excel ファイルをオフラインでやり取りする従来の業務スタイルに限界を感じ始めたという。本社側の人員の規模は抑えつつ、業務の効率化と正確さの向上を実現するにはシステム化が必要と考えた同社は、具体的な検討を早期に進めることとなった。経理財務部 連結グループ リーダーの中田京子氏は、当時の状況を次のように話す。

「単純合算に必要な個別財務諸表データの収集にかなりの負荷がかかっていました。当社は海外の子会社が多いのですが、日本人の経理担当がいないため、コミュニケーション面の難しさも負担が増す一因でした。各社が作成するデータの品質にもばらつきがあり、データ収集とデータそのもののクオリティ向上に苦労しているということは上層部にも伝えていました。システム化することで、正確性、整合性を担保でき、各社のデータ精度も高めることができると考えたのです。」

メールによる収集パッケージのやり取りは、多分に問題があったと経理財務部 連結グループの﨑山和哉氏は補足する。

「送受信に関するトラブルは多かったですね。迷惑メールに分類されてしまい、まったく届かないこともありました。添付ファイルとしてやり取りしていたので、ファイルサイズも問題になりやすかったと思います。」

当時、各子会社は本社が指定する画面にデータを入力していたが、そこで勘定科目がどのように組み替えられているか、本社側では把握できなかったとのこと。この点も課題だったと中田氏は振り返る。

「入力されるデータは必然的に本社が求める勘定科目体系になっているものの、それを子会社がどのように組み替えたのか、立ち入っていませんでした。ですので、間違って入力されても気付くのはとても難しく、また監査法人から元データを求められても出しようがない状態でした。」

【選定・導入】オンライン収集による自動化と
データ管理の柔軟性向上でトータルな業務改善を図る

同社は連結決算システムとしてDivaSystemを運用していたことから、課題解決の提案をDIVAに打診。DIVAからは、オンライン経由でデータ収集を自動化できるDivaSystemEIGS(以下EIGS)に加え、DivaSystemのデータベースを拡張して柔軟なデータ管理を実現するDivaSystem LCAPlus(以下LCAPlus)の提案があり、同社は2013年2月に採用を決断した。2013年5月から導入を開始し、各社の担当者を一堂に集めた説明会のほか、直接現地を訪れて個別に説明する機会も設けたとのこと。中田氏は次のように話す。

「本社が子会社に義務として課す形になるため、最初は各社の反応が心配でしたが、きちんと説明して納得してもらうことができました。今回のプロジェクトの目的は連結決算業務の効率化、決算工程の改善が主眼でしたが、その過程で子会社と今までよりも密接なコミュニケーションを取ることを求められましたので、お互いの関係を強める良いきっかけになりましたね。
また、今回の導入を機に国内・海外でばらばらだった収集パッケージの体系を統一したほか、EIGSによる残高試算表(T/B)変換シートも構築しました。」

プロジェクト中に実施したグループ会社への説明会の段階では、一部仕様が未確定の部分もあったという。﨑山氏は、そうした部分をユーザーである子会社の意見を聞き、子会社と協力しながら作り上げていったと話す。

「まず基本となるフォーマットを本社側で作成し、修正個所を子会社側から指摘してもらう形でやり取りを進め、現在運用しているものにまとめ上げていきました。子会社同士で問題点を共有しているところもあり、お互いの経理担当者が直接顔を合わせることができたので、直接話しながら解決していたのもよかったと思います。」

【導入効果~今後の展開】業務全体のクオリティアップを実現
システムの活用度向上に貢献するDIVAのサポートも高く評価

今回のシステム化で、データ収集業務の負担は大きく削減され、各社のデータをDivaSystem上でスムーズにチェックできるようになった。以前は各社のデータをチェックのためにすべて印刷していたとのことで、その時間や用紙コストなども削減されている。DivaSystemに登録されているデータが常に最新であり、所在が明確になったことから、経営側が求めるデータを速やかに提供できるようになった。「残高試算表変換シート」の作成により、子会社から親会社の勘定科目体系への組み替え過程が明確化(見える化)されたのも大きなメリットと中田氏は話す。

「以前はエラーの原因が潜在化していて、勘定科目の増減分析をしたときに問題が発覚することが往々にしてありました。今は、その前の段階で問題の所在が把握でき、早い段階で修正などの対応ができます。監査のときに子会社側の元データをすぐ見せられるようになったのも効果です。」

同社は非会計データもDivaSystemのデータベースに一元化し、効率化を図っている。その基盤となっているLCAPlusの利便性の高さを、﨑山氏は高く評価している。

「子会社個別の情報や、急遽パッケージを追加する必要がある場合など、非常に柔軟に対応でき、しかもそれらの情報をすべて一元的に扱えるのはとても便利です。提案を聞いたときは運用イメージがつかみにくかったのですが、実際に会計方針や後発事象などさまざまな(非会計の)データを集めるようになってメリットを実感できました。蓄積されたデータを取り出すのも簡単で、事前に作成したフォーマットに反映すれば提出用資料の作成も非常にスピーディです。
今後は、EIGSの利点も活かして管理連結や月次実績連結につなげていきたいところです。予算の入力もEIGSを活用して効率化し、DivaSystemに登録することで後工程のデータ処理もスムーズにできれば、さらに業務改善につなげられるはずです。経理業務で得たノウハウを活かして、管理会計におけるDivaSystemの活用も検討しています。」

一連の導入を経て、セグメント情報のまとめやすさ、収集パッケージ上での組み替え過程の見える化をはじめ、連結決算業務全体のクオリティが大きく高まったと両氏は話す。各社の入力状況もシステム上で把握できるようになり、作業の進捗や入力内容のチェックも格段に効率が上がっている。中田氏は今回の導入をサポートしたDIVAの対応レベルの高さに感心したと話し、今後の支援にも期待しているとのこと。

「指導していただいたコンサルタントの対応がとても親身で、こちらが実現したいと考えていることについて深く議論しながら作り上げていくことができました。非常にきめ細やかで、密度の濃い内容だったと感じています。単にツールの使い方を教えるのではなく、我々自身が自立して活用できるように基盤を築き、教育していただけたことに感謝しています。これからも質の高いサポートをお願いできればと思います。」

※取材年月 2015年2月
※文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。
※本記事は当社商号が「株式会社ディーバ」当時に作成されたものです。

会社名:ロート製薬株式会社
設立:1949年9月15日(創業:1899年2月22日)
本社所在地:大阪府大阪市生野区巽西1-8-1
事業内容:医薬品・化粧品・機能性食品等の製造販売
従業員:連結 6,426名(2015年3月末現在)
グループ会社数:34社 (2015年3月現在)
売上高:151,774百万円(2015年3月期)
URL:https://www.rohto.co.jp/


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